Методика внедрения

Для успешного достижения целей проекта по внедрению ERP-системы действия всех его участников регламентируются согласованной Методикой внедрения.

Организационные принципы управления Проектом

От каждой из сторон Проекта (Заказчика и Исполнителя) назначаются Руководители Проекта и формируются необходимые структуры управления. РП отвечают за эффективное выполнение функций, входящих в зону компетенции и ответственности каждой из сторон.

Высшим органом управления Проекта является Координационный Совет Проекта, в состав которого входят:

  • назначенные представители руководства как со стороны Заказчика, так и Исполнителя;
  • Руководитель Проекта (РП) со стороны Заказчика;
  • Руководитель Проекта (РП) со стороны Исполнителя.

Координационный совет Проекта в первую очередь призван обеспечить контроль текущего состояния Проекта и его соответствия принятым критериям контроля. Совещания координационного совета проводятся с установленной периодичностью, или во внеочередном порядке по инициативе любого из его членов.

    Функции Заказчика и зона его ответственности

    Заказчик и лично Руководитель Проекта со стороны Заказчика принимает на себя функции и ответственность в следующем:

    • Четкое определение Целей Проекта и их однозначное формулирование в Плане Проекта;
    • Определение ролевого и персонального состава сотрудников со стороны Заказчика, включаемых в Рабочую группу Проекта;
    • Следование всех участников Проекта со стороны Заказчика настоящей методике управления Проектом;
    • Выделение Рабочей группой необходимых ресурсов и управление выделенными ресурсами для решения задач в соответствии с Планом Проекта;
    • Выполнение решений, принимаемых на совещаниях Рабочей группы и Координационного совета, и отнесенных к компетенции Заказчика;
    • Своевременное вынесение на Координационный совет проблем, угрожающих выполнению задач Проекта;
    • Координацию рабочей группы со специалистами технической службы для обеспечения принятых в компании стандартов и правил и администрирования;
    • Обеспечение конфиденциальности проектной информации.

    Функции Исполнителя и зона его ответственности

    Исполнитель и лично Руководитель Проекта со стороны Исполнителя принимает на себя функции и ответственность в следующем:

    • Определение ролевого и персонального состава сотрудников со стороны Исполнителя, включаемых в проектную группу;
    • Следование всех участников Проекта со стороны Исполнителя настоящей методике управления Проектом;
    • Разработку концепции реализации Проекта, обеспечивающей достижение поставленных задач;
    • Определение состава используемых средств и гранул ERP-Системы, концептуальных и технических средств ее интеграции с внешними приложениями и базами данных;
    • Выполнение настройки и необходимых доработок ERP-Системы в ходе ее внедрения;
    • Проведение необходимого обучения пользователей;
    • Выделение необходимых ресурсов и управление выделенными ресурсами для решения задач в соответствии с Планом Проекта;
    • Определение потребности в ресурсах Заказчика для решения задач интеграции с внешними приложениями и базами данных и согласование их использования с Заказчиком;
    • Выполнение решений, принимаемых на совещаниях Рабочей группы и Координационного совета, и отнесенных к компетенции Исполнителя;
    • Своевременное вынесение на Координационный совет проблем, угрожающих выполнению задач Проекта.

    Принципы работы участников Проекта

    • Процессы постановки требований и разработки решений предполагают наличие горизонтальных связей между всеми членами Рабочей группы, обеспечивающих их прямое взаимодействие, с целью достижения максимальной эффективности.
    • Любые документы и материалы, использующиеся в ходе Проекта или имеющие отношение к Проекту, подлежат обязательному хранению на специальном структурированном разделяемом файловом ресурсе.
    • Решения Руководителя Проекта со стороны Заказчика являются обязательными для исполнения членами Рабочей группы со стороны Заказчика.
    • При формировании требований, определяющих функциональность системы, вся исходная информация, дополнения и изменения должны быть зафиксированы письменно в документах согласованного формата. Проверка наличия сформулированных требований и точности их формулировки в итоговых версиях документов – зона ответственности постановщика требований.
    • При невозможности выполнения поставленных задач или соблюдения сроков их выполнения любым участником Рабочей группы Проекта, информация об этом обязана быть доведена до сведения Руководителя Проекта.
    • Документы, согласованные сторонами Заказчика и Исполнителя, подлежат хранению в электронном виде. Любые изменения, вносимые в такие документы должны проходить установленную процедуру внесения изменений, с формированием новых версий документов.

    Порядок разрешения рабочих споров в ходе Проекта

    При возникновении рабочих споров в процессе взаимодействия членов Рабочей группы на уровне горизонтальных связей, для наиболее эффективного их разрешения все участники проекта обязаны следовать следующим правилам:

    • Принятые и документированные положения, касающиеся предмета спора, имеют высший приоритет и их изменения могут быть произведены только через процедуру внесения изменений.
    • При отсутствии или взаимном противоречии документированных положений и принципов, касающихся предмета спора, разрешение спора происходит путем совещания заинтересованных лиц из состава Рабочей группы под председательством РП со стороны Заказчика; представители проектной группы Исполнителя могут привлекаться в роли экспертов.